定制类设备采购合同审核要点

大型企业，尤其是制造业，为了满足自身及不同客户的需求，定制设备是必不可少的采购环节之一。通常情况下，定制类设备的采购与标准化产品的采购有很大不同，定制设备要求供应商依照技术文件制造设备，具有个性化和特殊化等特点。此外，由于很多大型制造业的业务具有复杂性，需要定制整条生产线，往往交易金额巨大，因此一旦出现纠纷，会造成难以估量的损失。

那么，作为买方法务，在审查定制类设备采购合同过程中，应当注意哪些内容？笔者主要从以下几点去阐述此类合同的审查要点：

1
背景审查

企业与其客户签署销售协议，协议通常会约定交期，因此，定制设备的交付时间、交付质量也是影响客户端交付的重要因素之一，如因设备的延期交付、质量问题等导致我方延误对客户的交期，往往会导致企业违约，从而导致企业损失，而实务判例中，尽管合同约定供应商应当赔偿因供应商违约导致的买方客户索赔等损失，但笔者通过查阅大量案例发现，大部分判决并不支持诸如客户索赔等损失。

基于上述原因，企业在选择供应商之时，必须对供应商的履约能力进行审查，审查内容主要包括公司的运营能力、技术人员的资历、能力及供应商与其他公司交易时的交付情况、售后响应程度等要素。此外，笔者通常会建议采购去打听股东间的关系，因为一旦股东之间产生矛盾，也可能导致企业经营风险，从而导致履约不能。这是风险自源头管控的重要要求之一。

2
签约主体

为发展业务需要及区分不同的产品线，很多企业往往会设立非常多的关联公司，但是关联公司之间具有独立性，关联公司的履约能力不尽相同。因此，在背景调查通过之后，我们应当要求供应商按照之前招标/调查的公司主体与我方签约，如因项目紧急或其他特殊原因导致需要临时变更为供应商关联公司主体的，但我方无法更换供应商的，就必须重新对新的签约主体进行调查，并要求其运营状态良好的关联公司，一般为供应商公司的母公司提供连带保证，必要时还可以要求其法人提供保证。

3
合同金额

通常来说，合同金额属于价款条款，是由采购经财务审批后决定的，法务往往不需要做过多干涉。但基于定制类设备采购的特殊性，建议法务将付款条件作为风险控制的一环，主要是在合同中约定分批付款及保留质保金等条款，这有利于督促供应商积极为公司提供各项服务。因此，在合同审查过程中，如发现一次性付款等情形，应请采购及财务着重评估风险，尽量做到分批付款。

4
质量要求

在定制类设备采购中，必须清晰、明确、详细地约定质量要求，笔者从下面几个方面去阐述应当注意的要件：

（1技术文件审查：采购定制类设备一般是因公司客户或公司自身需求出发产生的，因此，是否能做出符合公司需求的设备，技术文件是决定性因素，因此技术人员应当事先全面系统地考虑公司的业务需求，并在技术文件中详细说明包括但不限于定制类设备的参数、运行方式、验收标准等要素。此外，笔者发现一般技术人员会使用EXCEL表格去制作技术文件，因有些技术条款要求比较详细，通常后半段会被折叠，因此在审核合同过程中、双方盖章之前，必须要求采购或技术人员对打印出来的技术文件做进一步复核后，方可签字盖章。

（2验收条款审查：定制设备往往具有复杂性等特征，尤其是大型设备，在刚使用过程中可能存在一些无法察觉的小问题，因此设备需要通过一定时间运行才能判断是否合格，但供应商又希望尽快回款，因此合同通常会设置“初验款”及“终验款”等付款条件。但是法律并没有规定初验及复验的相关标准，因此在合同中必须对“初验”及“终验”做出解释。通常，“初验”指在设备试运一段时间内没有正常问题的情况下的初步验收，但不代表最终验收合格；“终验”指在设备运行稳定后的一段时间内做的最终（二次）验收。

因此，在审查合同过程中，对于初验及终验的相关约定一定要准确清晰。此外，建议在合同中约定采购设备的目的，如满足某个项目的生产需求等作为兜底条款，在技术文件约定不明确时，作为定制设备判断依据。

（3质量相关的违约责任：因供应商交付后，不同阶段的质量问题导致严重程度不一样，因此在设置违约责任时，建议详细区分不同情形下的违约责任，如交付后验收前、初验后复验前、终验后质保期内等违约责任，以实现从设备到厂后的全生命周期风险管理。

5
知识产权归属

目前，国家对知识产权的保护力度越来越大，有些知识产权甚至成为了公司的核心资产。因定制类设备采购合同中，大部分图纸是我方客户提供或全权由我方公司制作的，合同中应当约定知识产权归属我方；对于我方与供应商合作制定的图纸，对于知识产权的归属也应当详细明确，一般来说知识产权均归属我方，除非供应商属于行业强势、强技术供应商，此种情况下，可以按照实际情况做约定。

除此之外，通常图纸会涉及公司商业机密，因此即使在合同已经进行了约定，在合同履约过程中，仍建议采购对供应商进一步做宣导，笔者在实务中发现，有些供应商居然将知识产权归属我方的图纸用于申请专利而进行披露，这极大可能会损害我方利益。

6
验收单签署

验收单是定制类设备是否合格的书面文件，通常也是处理纠纷时的决定性证据。有些公司管理较为精细化，主要表现为工厂人员与技术人员是分开办公的，技术人员在提供图纸后，便交由采购对接供应商，即设备到了工厂后由工厂产线人员管理，但是工厂产线人员可能并不懂技术，特别是有些设备的细节问题，当供应商请求签署验收单时，产线人员可能就签收了。

因此，建议在合同的验收条款中，指定验收人员为技术人员，由其进行验收单签收。此外，定制类设备的技术调整、修改等必须由对应技术人员评估后变动，以免导致设备运行的不稳定及产生纠纷。

7
软硬件的约定

实务中，合同约定供应商提供硬件的同时，也必须包含运行所需要的必要软件等。因此，在合同条款设计过程中必须要从设备使用的整个生命周期出发，约定清楚软件的相关权利，如所有权、免费永久使用权等。

此外，当双方出现纠纷无法达成一致时，有些供应商会通过远程操控导致设备无法使用，即“锁机”。因此我方在合同中必须约定不得有此类情形，否则视为违约；且在供应商交付后，建议请公司专业的技术人员对设备进行必要性检查。

综上，因在实务中定制类设备采购合同纠纷处理起来往往非常复杂，且需要买方提供充足的证据。因此，法务应当在合同审核阶段就应当管控好相应的风险，以维护公司利益。