【说明】

本指引简要梳理了企业处理员工个人信息的合规要点，并对典型用工场景下的员工个人信息处理提出合规建议，以帮助企业在人力资源管理领域落地《个人信息保护法》等法律法规的规定，以及企业关于个人信息保护和数据安全管理相关的制度要求，搭建员工个人信息处理的合规体系。

企业如何处理员工个人信息

企业处理员工个人信息应遵守以下基本要求：

具备合法性基础：应确保处理员工个人信息具备法律许可或者员工个人同意的合法性基础。其中，法律许可（即无需个人同意的情形）包括：

为订立、履行与员工的劳动合同所需

为按照企业规章制度实施人力资源管理所需

为履行法定义务所需等

仅为正当目的收集、使用：应确保仅为满足正当、合理的目的（不得为非法的目的）而处理，且相应目的应当明确

遵守最小必要原则：即收集员工个人信息，应当限于合法、正当目的所需要的最小必要限度（范围、频率等），并采取对员工权益影响最小的方式进行

具备公开、透明的收集使用规则：应当向员工公开员工个人信息处理规则，明示处理的目的、方式和范围，员工行使其个人信息权利的方式和程序，企业处理员工信息的规则等

应当保障员工个人信息准确、完整：企业有权要求员工如实提供相应信息，同时，企业对员工提供的信息有权进行审核，并可要求员工及时更新以确保相应信息的准确性、完整性

应当保障员工个人信息的安全性：企业对所收集的员工个人信息承担安全保护责任，包括：应当对员工个人信息进行分级分类管理（尤其注意识别哪些是员工的个人敏感信息），采用加密及去标识化等安全技术措施进行存储、传输，制定内部管理制度和操作规程，合理确定个人信息处理的操作权限，在向他人提供、向境外传输员工个人信息等场景中满足安全性的要求等

典型用工场景下如何处理员工个人信息

【招聘阶段】

【处理目的】

要求应聘者/候选人提供基本个人信息，用于招聘面试或背景审查等，以判断应聘者/候选人是否适合职位

【主要涉及的个人信息】

姓名、年龄、性别、联系方式、工作经历、教育背景、住址等（因特定工作岗位性质的不同，还可能涉及健康信息、违法犯罪记录等基本个人信息外的其他信息）

【常见风险】

1）未告知应聘者/候选人、未经其同意收集和使用其个人信息

2）要求应聘者/候选人提供与履行劳动合同不直接相关的个人信息

3）超出应聘者/候选人授权同意范围使用其个人信息

【合规建议】

    此阶段应聘者/候选人并不是企业员工，不受企业人力资源规章制度的管理。建议：

1）如企业自行收集使应聘/候选人的个人信息（如企业自行通过官网、HR邮箱、电话等企业官方渠道取得简历），用于招聘面试，或使用相应个人信息自行开展背景调查的，应注意：

充分告知应聘者/候选人与其个人信息处理相关的情况

获得应聘者/候选人的授权同意

仅收集必要的个人信息（如应尽量避免要求应聘者/候选人提供婚姻、生育情况，妊娠测试结果，家庭背景/收入等与履行劳动合同并不直接相关的信息）

仅在授权同意的范围内使用个人信息

合理设置保存期限（如最终未录取的，除确有必要外，及时删除或匿名化处理）

采取严格的保护措施

    2）如企业通过第三方猎头企业、招聘平台收集简历用于招聘面试，或委托第三方独立进行背景调查的，应注意：

信息来源于第三方的，应确认第三方简历来源的合法性，并适当核实应聘者/候选人对处理其个人信息的授权范围

信息须向第三方提供的，应充分告知应聘者/候选人与其个人信息处理相关的情况，并获得应聘者/候选人的同意

与第三方签署合作协议，明确个人信息的处理范围，约定双方就个人信息处理的权利义务、违约责任，涉及向第三方提供个人信息的，还需对第三方受托处理个人信息的情况进行监督

【可能涉及的文件】

《应聘者/候选人个人信息处理知情同意书》

《背景调查个人信息处理知情同意书》

与合作方签署的《个人信息及数据保护协议》（也可在与第三方招聘平台、猎头企业等的合作协议中增加个人信息及数据保护条款，或要求第三方出具《个人信息及数据保护承诺函》等）

  【入职阶段】

【处理目的】

收集拟入职员工的提供个人信息，以便签署劳动合同、办理入职手续、办理商业保险、工作居住证等员工福利

【主要涉及的个人信息】

身份证、居住证、银行卡，职业技能证明、学历学位证明，紧急联系人姓名及联系方式，家属姓名、年龄、身份证号等

【常见风险】

    未告知员工、未经员工同意，对员工个人信息持续收集和保存

【合规建议】

入职时尽量明确告知可能会在受雇期间收集的员工个人信息及相关个人信息的处理情况

获得员工的（单独）同意

仅在法定或约定的范围内处理个人信息

涉及向第三方（如保险企业等）提供的，应当事前进行个人信息保护影响评估，与第三方签署合作协议，明确个人信息的处理范围，约定双方就个人信息处理的权利义务、违约责任，并对第三方受托处理个人信息的情况进行监督

采取严格的保护措施

【可能涉及的文件】

员工入职登记表、申请表等各类文件（完善其中的个人信息处理范围、增加对个人信息处理情况的说明等）

与合作方签署的《个人信息及数据保护协议》（也可在与保险企业等的合作协议中增加个人信息及数据保护条款，或要求第三方出具《个人信息及数据保护承诺函》等）

【用工管理阶段】

【处理目的】

为考勤管理、差旅及休假管理、发薪及激励、保障企业安全、网络安全、监控员工工作情况、保护企业商业秘密、开展企业内部调查、维护企业运营管理（如统一的集团化人力资源管理、统一的跨国企业人力资源管理）等目的，处理员工个人信息

【主要涉及的个人信息】

考勤记录、医疗记录、指纹、声纹、面部人脸特征、影像及录音内容、位置信息或行踪轨迹、上网记录（如网页浏览记录、软件使用记录、点击记录等）、通信记录和内容（如聊天、通话、电子邮件记录及内容）等

【常见风险】

1）没有合理理由，未经告知员工以及征得员工同意即收集员工个人信息（如擅自对员工采取监控措施）

2）管理过程中不分场合、时间、地点、内容地处理员工个人信息（常见如侵入员工私人领域监控、下班时间仍持续监控、或获取员工与工作无关的私人信息等）

3）未做好保护措施，导致用工管理中获取的员工个人信息被随意获取或公开

【合规建议】

确保处理员工个人信息的目的具备充分的合理必要性

充分履行告知义务（如通过劳动合同、规章制度等充分告知企业处理个人信息的情况，让员工知悉企业将采取监控等措施，了解员工履行劳动合同的情况，同时，告知员工在必要时，企业有权采取修复、复制、检查、屏蔽、复原等技术措施获取、使用监控内容，另，规定在员工涉嫌违纪时企业有权自行或委托第三方进行调查等）

取得员工的（单独）同意

确保对员工个人信息的处理控制在最小必要限度，避免超出法律许可或员工授权同意的范围，侵入员工私人领域或获取员工与工作无关的私密信息（如应仅在办公室、会议室、前台、茶水间、走廊、电梯、食堂等公共区域或者半公共区域加装监控设施，而不应将监控场所扩大到洗手间、浴室、更衣室、电话室、个人办公室等相对私密的空间；仅监控上班时间内的员工工作状态，而不应侵入员工下班后的私人时间；仅能对员工的工作设备、工作账号等进行监控，而不应监控员工的个人手机、个人账号等；如管理过程中无意间获取了员工与工作无关的私密信息，应及时删除或销毁等）

对于监控设备应显著标识以提请员工注意

采取严格的保护措施（如获取生物识别信息应取得员工单独同意，独立于个人身份信息单独存储且尽量存储摘要信息而避免存储原始信息；采取必要的技术性措施及组织性措施，以使用工管理过程中所取得的内容不会被随意获取或公开）

涉及向第三方（如调查企业等）提供的，应当事前进行个人信息保护影响评估，与第三方签署合作协议，明确个人信息的处理范围，约定双方就个人信息处理的权利义务、违约责任，并对第三方受托处理个人信息的情况进行监督

涉及向境外提供的，应遵守法律法规关于数据出境的合规要求，并事前进行个人信息保护影响评估，签署相应协议约定接收方的处理范围、安全保障义务等，并记录、持续监督接收方的行为

【可能涉及的文件】

劳动合同（增加个人信息处理相关内容）

员工隐私政策（也可在员工手册中增设员工个人信息保护专章）

内审相关制度文件（完善与企业调查、离任审计等相关的个人信息处理内容）

与合作方签署《个人信息及数据保护协议》（也可在与第三方调查企业等的合作协议中增加个人信息及数据保护条款，或要求第三方出具《个人信息及数据保护承诺函》等）   

【离职阶段】

【处理目的】

收集员工个人信息，以便与员工进行离职交接、结算，并为后续可能发生的纠纷继续存储；另，也可能为向员工下家单位提供背景调查反馈，以及监督员工离职后的竞业义务履行情况等目的处理员工个人信息

【主要涉及的个人信息】

本指引前文提及的各类个人信息

【常见风险】

1）未告知离职员工，且未经离职员工同意，不当使用、向他人提供或公开传播其工作设备、系统中的个人信息，甚至隐私

2）未告知离职员工，且未经离职员工同意，擅自存储其相应个人信息超过必要期限

【合规建议】

员工离职后，企业与员工之间的劳动关系不复存在。此时，“实施人力资源管理所必需”原则上不能再作为处理员工个人信息的合法性基础。因此，存储、使用相应个人信息，仅能为法定义务（如法律对员工个人信息存储存在特定要求的，则该等信息留存则成为履行企业的法定义务）、履行合同所必须（如劳动合同、培训合同等的约定）、或基于员工同意方具有合法性依据。整体建议：

在员工离职时，再次与员工确认离职及离职后的个人信息处理情况（如，可以明确告知员工企业可能为处理劳动争议、处理劳动合规稽查、核实员工竞业义务履行情况、配合员工下家单位背景调查等原因而储存、使用或向他人提供员工的个人信息）

取得员工的（单独）同意（公开离职员工的个人信息通常需具备法定许可或取得员工单独同意）

仅在员工授权同意的范围内处理员工个人信息

采取必要的保护措施安全存储离职员工的个人信息

法定存储期限已满时，及时删除或匿名化处理

【可能涉及的文件】

竞业限制协议（可以对竞业限制范围内涉及到的离职员工个人信息处理事项进行约定）

离职确认书（可以对离职员工个人信息的处理事项进行明确）

【结语】

企业处理员工个人信息，与企业处理外部用户的个人信息不应存在本质区别，在当前个人信息及数据保护的监管框架下，都应遵守《个人信息保护法》等法律法规的规定以及监管要求，以合法、正当、最小必要等原则为参考指引，以企业人力资源管理的全链路环节为具体抓手，落地细化的规则及标准，打造适于企业自身的合规实践。

【附：参考案例】

【参考案例1】王欢欢与深圳东方美宝网络科技有限公司劳动合同纠纷二审民事判决书（案号：(2016)粤03民终20674号；审理法院：广东省深圳市中级人民法院）

【案情简介】

东方美宝公司以王欢欢入职时隐瞒已婚状况，且怀孕未按公司制度进行报告，违反公司规章制度，存在欺诈等为由解除劳动合同，双方因此发生劳动纠纷，王欢欢要求公司恢复劳动关系并支付相关费用。

法院认为：东方美宝公司的规章制度要求女职工报告怀孕计划及怀孕情况，违反《就业促进法》第二十七条以及《中华人民共和国妇女权益保障法》第二十三条之规定，应认定为无效；劳动者的婚育状况属于个人隐私范畴，在与履行劳动合同无关的情况下，女职工可以拒绝回答，即使女职工基于弱势地位出于现实功利而作出不实陈述，也不应认定为欺诈或违反诚实信用原则。

【判决摘要】

本案中，东方美宝公司以王欢欢在入职时隐瞒其已婚状况，在职期间又未及时向公司报告其怀孕的事实，违反了其入职时的承诺以及公司的规章制度为由，解除双方之间的劳动合同。首先，《中华人民共和国劳动合同法》第八条规定“…用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明”，通常而言，与劳动合同直接相关的基本情况是指劳动者的健康状况、知识技能、学历、职业资格、工作经历等，而劳动者的婚育状况应属劳动者的个人隐私范畴，除非用人单位能证明该隐私信息与履行劳动合同存在直接的关联关系，否则劳动者无向用人单位报告的义务。其次，根据《中华人民共和国就业促进法》第二十七条有关“…用人单位招用人员，除国家规定的不适用妇女的工程或者工作岗位外，不得以性别为由拒绝录用妇女或者提高对妇女的录用标准。用人单位录用女职工，不得在劳动合同中规定限制女职工结婚、生育的内容”以及《中华人民共和国妇女权益保障法》第二十三条有关“…各单位在录用女职工时，应当依法与其签订劳动（聘用）合同或者服务协议，劳动（聘用）合同或者服务协议中不得规定限制女职工结婚、生育的内容”的规定，且劳动者的婚育状况属个人私隐的范畴，故除针对国家规定的特定岗位进行招聘外，女性劳动者在应聘时本可拒绝用人单位对于其婚育状况的询问，但在社会现实中，劳动者尤其是普通岗位的劳动者在求职时往往处于相对弱者的地位，故在女性劳动者迫于现实功利而选择作出不实的陈述，也不应认定为违反诚实信用民事活动原则的行为,更不应认定为以欺诈手段签订劳动合同的行为。第三，东方美宝公司提供涉案规章制度即使经民主程序制定，其有关员工应及时报告怀孕计划及怀孕情况，否则视为严重违反公司规章制度行为的规定，既侵犯了女职工的个人私隐权，又变相限制女职工的就业及劳动权利，违反《就业促进法》第二十七条以及《中华人民共和国妇女权益保障法》第二十三条之规定，应认定为无效。基于上述理由，本院认为，东方美宝公司在本案中主张的解除事由不合法，应认定为违法解除。

【判决原文】

【参考案例2】江汉等劳动合同纠纷二审民事判决书（案号：(2021)沪01民终3040号；审理法院：上海市第一中级人民法院）

【案情简介】

宏精医疗器械公司以员工江汉存在“飞单”、“接私活”等行为，主张其侵害公司的商业利益，诉请赔偿损失。

法院认为：宏精医疗器械提供的江汉工作手机中数据恢复后的电话录音，不具备证据的合法性。公司行使用工管理职权应在合法合理的限度内，本案无证据证明公司已明确告知江汉其会对运用该手机的通话予以录音并恢复数据，或已就恢复其通话信息取得了江汉的明确同意，故本院对其该证据的合法性不予认可。

【判决摘要】

本院认为，劳动者应当遵守劳动纪律和职业道德，“飞单”明显是严重违反劳动纪律和职业道德的行为，对此本院绝不姑息。但主张法律关系存在的当事人，应当对产生该法律关系的基本事实承担举证证明责任。本案上海宏精医疗器械有限公司主张江汉存在“飞单”行为并给公司造成了严重损失，其还提供了江汉工作手机中数据恢复后的电话录音。但江汉对该电话录音的完整性和合法性均不予认可。对此，本院认为，除法律另有规定或者权利人明确同意外，任何组织和个人不得实施窃听他人私密活动、处理他人私密信息等行为。上海宏精医疗器械有限公司对劳动者履行工作职责进行管理监督，无可厚非，但上海宏精医疗器械有限公司应当在合法合理的限度内行使权利。本案上海宏精医疗器械有限公司确享有工作手机的所有权，但是其并未证明其已明确告知江汉其会对运用该手机的通话予以录音并恢复数据，或已就恢复其通话信息取得了江汉的明确同意，故本院对其该证据的合法性不予认可。退言之，即便上海宏精医疗器械有限公司已经事先告知并取得了江汉的同意，但上海宏精医疗器械有限公司亦自认恢复的电话录音仅为部分。经核在录音中江汉确存在要“飞单”的言语，但是在没有其他证据相互印证的情况下，该录音尚不足以证明江汉确实存在“飞单”的行为并给上海宏精医疗器械有限公司造成了严重损失。

【判决原文】

【参考案例3】北京中咨华宇环保技术有限公司与马永龙劳动争议二审民事判决书（案号：(2022)京02民终1072号；审理法院：北京市第二中级人民法院）

【案情简介】

中咨华宇公司认为员工马永龙在病假期间外出游玩，向北京住房公积金管理中心投诉，其行为明显系伪造病假、骗取休假，且存在向第三人泄露集团薪酬结构表等行为，严重违反公司制度，故此未与其续签。

法院认为：马永龙提交的病假材料符合要求且已经中咨华宇公司审批，中咨华宇公司提交的微信朋友圈截图、微信聊天记录等不足以证明马永龙存在上述严重违反公司制度的行为，中咨华宇公司构成违法解除劳动合同。中咨华宇公司提交的微信聊天记录截图系其从马永龙工作电脑中已经删除的数据中自行恢复所得，未在马永龙知情、同意的前提下恢复和取得，构成对马永龙个人信息的不当使用，亦违背了个人信息保护的核心要旨。

【判决摘要】

需要指出的是，庭审中中咨华宇公司称其提交的微信聊天记录截图系其从马永龙工作电脑中已经删除的数据中自行恢复所得，不论该微信聊天记录内容为何，其系专属于马永龙的个人信息，应当在马永龙充分、知情的前提下自愿、明确作出同意处理个人信息后进行恢复和采集。现该公司擅自恢复员工已删除数据并采集作为内部处分依据及本案证据的行为，构成对马永龙个人信息的不当使用，亦违背了个人信息保护的核心要旨。对于其上述行为，法院提出批评，并希望中咨华宇公司对此及时做出改进和调整，进一步增强个人信息保护意识，提升企业管理水平，严格落实企业在依法保障劳动者合法权益进程中的主体责任。

【判决原文】

【参考案例4】广州市莹佳商贸实业有限公司、李昌福名誉权纠纷二审民事判决书（案号：(2019)粤01民终20747号；审理法院：广东省广州市中级人民法院）

【案情简介】

李昌福认为莹佳商贸公司出具的《关于钟村员工李昌福严重违纪通报》、《解除劳动合同通知》等文件中，不当公开了其因嫖娼而被行政处罚的情况，超出了其提供相应行政处罚情况以解释旷工理由的目的，且其已告知公司不服上述行政处罚决定，将会提起行政诉讼，公司仍然进行公示，侵害了其名誉权。

法院认为：莹佳公司未经李昌福的同意，擅自在其发布的《关于钟村员工李昌福严重违纪通报》、《解除劳动合同通知》中陈述李昌福被公安机关行政拘留并列举拘留的时间、地点、原因以及相关的处罚决定书等，上述文件被莹佳公司员工传阅，造成李昌福的隐私暴露于他人，已构成侵犯李昌福的名誉权。

【判决摘要】

自然人享有名誉权、隐私权等权利。以书面、口头等方式宣扬他人的隐私，或者捏造事实公然丑化他人人格，以及用侮辱、诽谤等方式损害他人名誉，造成一定影响的，应当认定为侵害公民名誉权的行为。莹佳公司未经李昌福的同意，擅自在其发布的《关于钟村员工李昌福严重违纪通报》、《解除劳动合同通知》中陈述李昌福被公安机关行政拘留并列举拘留的时间、地点、原因以及相关的处罚决定书等，上述文件被莹佳公司员工传阅，造成李昌福的隐私暴露于他人，已构成侵犯李昌福的名誉权。莹佳公司辩称其发布上述通报、通知，是属于企业管理行为，不构成侵权，一审法院不予采纳，理由如下：第一、企业有自主管理的权利，但在管理过程中，不应侵犯他人隐私。莹佳公司通报李昌福旷工是其企业自主管理行为，但其不应在文件中详细列举李昌福被行政处罚的相关细节，存在侵权行为。第二、莹佳公司所获取的关于李昌福被行政处罚的细节的来源主要是李昌福提交给公司的行政处罚决定书、解除拘留证明书等，李昌福已在上述文件中书写“仅限人事部及相关行政人员查阅，不得在朋友圈转发及其他散播、传阅，不得以任何方式向他人宣传”等，但莹佳公司在其发布的上述通报、通知中仍列举了关于李昌福被行政处罚的细节。上述通报发出后，李昌福向一审法院提起诉讼，主张莹佳公司侵犯其名誉权，莹佳公司在收取一审法院送达的法律文书后，仍发布了上述通知，在该份通知仍陈述李昌福被行政处罚。故一审法院认为莹佳公司主观上存在过错。综上，莹佳公司侵犯了李昌福的名誉权，应当承担相应的民事侵权责任。

【判决原文】