业务总是抱怨合同流程慢，法务该如何沟通？
在公司业务部门对法律部门的各种抱怨中，最为常见的应该就是“合同怎么审那么慢？”面对这种抱怨，相信很多法务同仁都深感委屈。所谓“快”与“慢”，本来就是一种主观感受。至于是不是真的慢，或者导致慢的真正原因是什么，业务部门却并不了解，其实是错怪了法律部门。
一、普遍的矛盾
业务部门，尤其是营销部门，总是希望凡事都快，立等可取。这倒也无可厚非。因为商机稍纵即逝，所以他们总是想早日落袋为安，早点把合同签了。
相比之下，法律部门更注重安全，希望风险可防可控，凡事都要“三思而后行”。正是由于这些不同的倾向，才导致了这种在业务部门和法律部门之间普遍存在的天然冲突。
与法律部门处境类似的还有财务部门。业务部门也是经常抱怨财务部门付款慢、报销慢、开发票慢……
有位做财务的朋友，跟我分享过他们是如何回应这种投诉的。他们财务部在公司的ERP、OA系统上梳理了近一年来的各种财务流程，统计每个流程上每个节点所耗费的时间、每个节点的责任部门以及24小时之内未及时处理的原因，全部记录在Excel表格中。
通过这种查个底儿掉的统计，他们发现，造成所谓“流程慢”的主要责任，还真不在财务身上。造成“流程慢”的原因，往往是业务部门没有及时提交付款流程、未能及时按要求完成某个节点或者提交的资料不符合规定……
这个财务部门竟然花那么大的精力来“自证清白”，足以说明他们平日不知被业务部门投诉过多少回了。当时我还开玩笑说，这“举证责任”怎么还倒置了呢？难道不是应该由业务部门先“举证”，证明财务部们耽误了他们的业务进度吗？
二、原因何在
为何会出现这样的矛盾呢？我认为原因主要有三个方面。
（一）公司层面
在公司的管理制度、流程设置中，职能管理部门与业务部门本来就是“制衡”关系。任何一家公司的制度设计，都是在交易效率和交易安全中取舍或权衡。公司的价值取向决定了上述这种矛盾的多与少、深与浅。
如果公司更偏向于效率，那么在内部管理流程中，需要法律等职能部门把关的环节就少，需要法律等职能部门介入的程度就没那么深。
如果公司更偏向于安全，那么需要法律等职能部门把关的环节就多，需要法律等职能部门介入的程度就深。
（二）法律部门
法律部门的资源是非常有限的，无论是在资金还是人力方面。很多公司的法律部门总共就那么几个人，不少公司还只有“一人法务”。就这种人员配置，每年还要审成百上千份合同。虽然有不少合同是“例行公事”，但是也有很多合同涉及到复杂的条款或者风险极大的巨额交易。对于全新的交易或者比较特殊的事项，法务得从零开始起草一份完整的合同，完全没有模板可以参考借鉴。
与此同时，大型的并购、投资项目以及各种仲裁诉讼案件也占用了法务的大量时间，更加挤占了法务能够用于合同事务的时间。用在A项目上的时间多了，自然就挤占了能用在B项目上的时间。
这就是法律部门与律所完全不同之处。对律所而言，客户委托的法律事务越多越好，只要能正常收费。如果自己团队忙不过来，还可以与本所其他团队合作。如果本所的人手都不够用，还可以与其他所合作。只要客户给钱，律所的人力资源是无限的。
如果法律部门有人休假或者生病了，那就更是雪上加霜。“交给部门其他同事接手”，也不是那么容易。中途接手的同事可能对这份交易的背景、历史缺乏必要的了解，进而在合同审查、起草时进度不如人意。除此之外，中途接手的同事还得对手上现有的工作重新排序。这就意味着公司某个人的项目将会被“冷落”。这也是为何会出现合同流程被法务“耽误”的一个常见原因。
（三）业务部门
在业务部门方面，主要是两个原因。一是业务部门对法律部门的内部运作缺乏必要的了解；二是业务部门自身工作不到位。
业务部门对法务部门的工作日常缺乏必要的了解，以为法律部门就是审审合同、打打官司。其实，除了这些工作，法律部门还有很多工作要做。他们总是以为法律部门不忙，就是随时待命接受业务部门提交的任务。他们想要的，都可以在法律部立等可取。
业务部门自己的准备工作不到位，也是一个造成合同评审流程慢的主要原因。比如，营销部门起草的合同乱七八糟，前后矛盾，这样的合同拿来评审，怎么可能快得了呢。此外，还有营销人员在评审前一直拖着，等到要签约了再赶紧提交评审。这个时候来催法律部当然就嫌慢了。
三、向业务提出真诚的建议
对于业务总是抱怨法务在合同流程慢的问题，法律部门该如何应对呢？
首先，不建议像前文所述的财务部门那样去“自证清白”，虽然我们法务更擅长“举证”。此外，单纯的吐槽或互怼，也无济于事，也于事无补。
公司层面的问题，也许我们无力解决。但是部门层面的问题，我们可以努力尝试解决。尤其是业务部门的问题，我们可以开诚布公地与业务部门充分沟通，帮助他们提高改善。
以下是我认为可以与业务部门好好沟通的几条建议：
（一）尽量使用合同示范文本或标准文本
建议业务部门尽量使用合同示范文本或标准文本。当本方为买方时，通常都能用自己公司的采购合同标准文本。因为本方在交易中一般都处于强势地位。当本方为卖方时，想要用自己公司的标准文本，就比较困难了。除非本方处于卖方市场的强势地位。即便如此，业务部门也应该争取说服客户采用国家部委、行业协会的合同示范文本，或者行业通行的文本。这种合同文本的条款通常较为公允，没有什么偏向性。就算客户有自己的特殊需求，或者要求更为苛刻，也可以在示范文本的基础上进行增补、删减或修订。在评审合同时，法律部门就只需要审查拟签约文本与示范文本的不同之处。如此一来，大家不就节省了时间，提高了效率吗？
当然，法律部门在平时应该编制好公司的各种合同的标准文本，及时获取与公司业务相关的各种合同示范文本。在将这些文本提供给业务部门的同时，还可以开展讲解、宣贯的培训，使得业务人员知晓有哪些标准文本和示范文本，该如何使用这些文本。
（二）认真研读合同条款
在合同管理中，最大的问题就是业务人员自己不读合同。每当收到客户或者合作方发来的合同文本，业务人员就像拿到了“烫手山芋”一样，赶紧“甩”给法务。在邮件或者微信上直接问法务：“这个合同能不能签？”
就算当时法务不是很忙，也没法直接给出“能不能签”的意见。因为很多合同条款能否接受，还取决于具体的交易背景和细节。业务人员自己不看合同，又不提供自己的意见，法务当然就只能就条款审条款，提出了一大堆意见。之后，业务人员感觉“问题”严重了，审批节点上的大领导可能不会同意签约。于是又来与法务沟通、解释甚至“游说”。这来来回回的反复内耗，时间都被耽搁了，流程自然就慢了。
不管业务人员爱不爱听，法务一定要建议业务人员先认真读合同。一定要天天讲、月月讲、年年讲。要告诉业务人员，在你负责经办的这笔交易中，你只有认真读完合同，才能真正明白什么情况下这笔交易才能赚钱，什么情况下这笔交易就会赔钱。
（三）完善前置程序和配套手续
提醒业务人员及早完善合同审批的前置程序和配套手续。对于合同相关的事项，例如融资、投资等事项，公司通常都有规定专门的程序。对国有企业更是如此，有的属于“三重一大”事项，需要经党委会、董事会或总经理办公会决策。有的就算不需要这么高规格的决策程序，也得其他诸如财务部、企管部等部门同意才行。
业务人员在提交合同评审时，不能只催法务加快进度。上述的必要前提条件，业务自己得先履行相关程序。或者至少要告知法务正在同时走流程。就算合同签约前已经“万事俱备只欠东风”，这“东风”不该法务来送，而是该由业务自己去“借”。
（四）备齐相关基础资料
公司内的合同审查其实也是一个沟通的过程。这个沟通或是通过邮件、OA流程、纸质件等形式书面沟通；或是通过会议、电话等形式口头沟通。既然是沟通，就需要业务人员尽可能地将合同的相关背景情况、相关细节充分披露给审查人员，以减少“信息不对称”。同时，业务人员还可以准备相关说明材料、图表等，便于审查人员迅速了解，加快审查进度。这在重大合同的会议评审时尤为有用。
说实话，在我们公司，我就觉得海外部的合同会议评审效率最高。每次评审会之前，海外部已经准备好了客户资信调查报告、合同谈判过程和争议焦点、将合同交易节点和支付进度整合在一起的图示、目前合同条款存在的主要问题、需要评审会议重点研究讨论的条款……对于这种事先已经做好了基础工作的合同，相应的评审、审批流程没有不快的。
也许是因为海外部长期与国外客户打交道，习惯了这种沟通方式。相比之下，国内的合同评审就太费劲了。有时开会就像挤牙膏一样，业务人员是问一点蹦一点。我们听着都干着急。有的合同其实是沿用了与该客户的先例合同文本。可是业务人员就不主动说，也不介绍一下既往合同的履行情况。如果同一客户在既往的先例合同中履行情况较好，本次合同条款又没有实质变化，当然就可以加快合同审查进度。
（五）“源头”上先快起来
不管我们自己是否承认，在“催促他人”这种事情上，其实每个人都是“严于律人，宽于律己”的。一件事情在自己手上可以找各种理由拖延、搁置，但是一旦流转到别人手上，就认为别人应该优先处理，即时办结。
有时业务抱怨法务合同审得慢，也是这种心理因素使然。在公司的合同管理流程中，合同文本的审查通常是合同双方签字盖章前的最后一个环节。法务的审查进度稍不如意，业务就会认为是法务耽误了“签约大计”。要是在这期间出现了变数，“煮熟的鸭子飞了”，合同签不成了，业务就会把“锅”全部甩给法务。
因此，法务要经常提醒业务，尽量给合同审查留足时间，提前做好安排。在合同业务开拓、谈判等环节就要快起来。比如，前期在与客户磋价格时，业务可以在谈价格的同时，请客户抛一份合同文本，或者主动提出由本方起草一份合同。双方可以先确定合同蓝本，等双方价格、支付进度谈定后，直接装进去即可。我相信，大多数客户都不会拒绝这种提议，因为这有助于双方提高效率。
之所以有的客户没有主动提出，是因为他们自己内部的签约决策程序非常简化。或者他们准备用自己的标准合同文本，审查流程很快，没想到对方的评审流程会更复杂、耗时更长。
当然上述方案也不是绝对的。有的客户出于谈判策略考虑，也会故意搞合同“突袭”，就没打算给你多少研究、审查合同条款的时间。即便如此，业务还可以做好其他的准备工作，有助于加快后续审查进度。例如，可以及早做好前述几种方案的工作。
结语
俗话说得好，“解铃还须系铃人”。纵观诸多公司内部的合同审查流程，很多所谓的“慢”，业务都可以通过做好自己的工作来解决或改善。只要业务部门能够虚心采纳上述建议并付诸行动，那么合同流程自然会快很多。
以上内容也许可以充当各位法务同仁的“嘴替”。当业务又来抱怨或去公司投诉时，你可以复制粘贴“甩”给他们看看。当你准备与业务部门就合同流程深入沟通时，这篇文章也可以供你参考。希望本文能够起到“抛砖引玉”之功效。